Правильна підготовка документів справа копітка і не просте. Адже практично від кожної букви і коми в чому залежить кінцевий результат їх розгляду в установах та пов'язані з цим наслідки.
Незважаючи на те, що на сьогоднішній день в мережі Інтернет існує безліч посібників про те, як правильно заповнювати, складати і структурувати документи, навряд чи ви десь знайдете повну і детальну інструкцію з їх прошивці. З нашої точки зору, правильнапрошивка документа має нітрохи не менше значення, ніж всі інші стадії його підготовки за нижченаведеними причин.
Перше - невірна прошивка документа однозначно послужить вагомою підставою для відмови в його прийнятті. Як ви розумієте, коженподібна відмова тягне за собою втрачений час, додаткові зусилля і фінансові витрати. Але і це не саме небезпечне в даній ситуації.
Друге - неякісна або недбала прошивка документів вашого підприємства може бути використаназацікавленими особами не на вашу користь. Тобто важливі документи можуть бути розшиті і розформовані, а аркуші містять важливу інформацію підмінені. І довести підміну буде дуже складно.
Думаємо, що немає необхідності окремо зупинятися на тому,які плачевні наслідки недбала прошивка може мати для майбутнього вашої організації і вашого бізнесу в цілому.
Точка зору законодавчих органів
На сьогоднішній день існує ряд нормативно-правових актів, який регламентуєпорядок не тільки заповнення, а й прошивки документів такого роду. Серед них необхідно виділити наступні:
- Методичні роз'яснення щодо порядку заповнення окремих форм документів, що використовуються при державній реєстрації юридичної особи,затверджені наказом Міністерства? Російсько Федерації з податків і зборів від 18 квітня 2003 р. N БГ-3-09/198;
- П. 2.6.22 розділу 2.6. Наказ Міністерства культури? осії № 536 від 8.11.2005г. «Про Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчоївлади »;
- П.6.2.2.4. Інструкцію ЦБ? осії «За діловодства в Центральному банку? Російсько Федерації (Банку? осії) ", яка була затверджена Наказом № 02-213 від 7.12.1992г.;
- п.п. 4 5« Вимоги до оформлення документів, що використовуються при державнійреєстрації юридичних осіб, а також фізичних осіб як індивідуальних підприємців », затверджені Постановою Уряду? Ф від 19 червня 2002 р. N 439 (із змінами від 16 жовтня 2003 р., 26 лютого 2004).
- ГОСТ? 51141-98 "Діловодство та архівна справа.Терміни та визначення.
Основні поняття та інструменти, необхідні для проведення прошивки
Руководствуясь вищевказаними нормативними актами, ми розглянемо один із завершальних етапів підготовки документів, а саме їх прошивку.
Базовими,тобто такими, що використовуються при прошивці всіх видів документів, є наступні принципи:
- Обов'язкова валова нумерація сторінок, яка, як правило, здійснюється арабськими цифрами у верхньому правому кутку кожного аркуша документа (п. 6.2.2.4 Інструкції ЦБ? осії № 9 від 7.12.1992г.);
- Прошивці підлягають всі документи, які складаються з двох і більше листів;
- Копії статутних документів також варто прошити, з тією лише різницею, що після прошивки на них не клеїться наклейка і не проставляється печатка;
- Прошивку необхідно виробляти спеціальної товстої прошивочно голкою з використанням шила і прошивальних ниток або шпагату. Для якісної прошивки потрібен надійний клей, яка не втратить свої властивості протягом тривалого часу.
Покрокове керівництво по прошивці
Для правильної прошивки ваших документів необхідно провести наступні дії в суворій послідовності:
1. Видаляємо всі шпильки, скріпки та інші металеві скріплення з аркушів документів.
2. ? овно і акуратно в потрібній черговості складаємо листи, які будуть прошиваться, не забувши при цьому перевірити правильність їх нумерації.
3. Беремо спеціальне шило або, якщо кількість аркушів не велике, прошивочно голку і по лівомуполю документа, зробивши відступ близько 1.5 см від текстової частини, проробляємо 3 наскрізних отвори. Дані отвори повинні бути вертикальними щодо нижньої частини документа, а відстань між кожним з них - не менше 3-х сантиметрів щодо центральної частини аркуша.
4. Відміряємо довжину нитки рівну 70 см (трохи більше довжини вашого передпліччя) і протягуємо в голку;
5. Для нашого максимальної зручності прошивальні отвори надалі тесті інструкції будуть пронумеровані від № 1 до № 3 зверху вниз;
6. Після чого, намагаючись не змістити листи, протягуємо голку крізь отвір № 2 залишивши один з кінців нитки з тильного боку і стежачи за тим, що б він залишався на цьому місці впродовж всього процесу прошивки.
7. Потім з лицьового боку аркушів пропускаємо голку через отвір № 1;
8. Тепер, коли голка вийшла з заднього боку документа, знову протягуємо її крізь отвір № 3 а потім з лицьового боку проводимо через отвір № 2 так, що б голка з ниткою знову виявилася з тильного боку аркушів.
9. Таким чином, обидва кінці нашої нитки виявилися з тильного боку аркушів, протягнуті через отвори № 2 і № 3.
10. Відрізаємо зайву довжину нитки, не забувши при цьому залишити кінці завдовжки близько 6-7 см, щоб зв'язати їх у вузол.
11. Робимо з кінців нитки вузол якнайближче до листу документа і щільно додаємо його до тильної сторони останнього листа.
12. Наклеюємо зверху за допомогою канцелярського клею аркуш паперу розміром два на п'ять сантиметрів (наклейка) так, щоб він закривав весь зазначений вузол і частково залишилася довжину ниток. При цьому кінці ниток приблизно 1-2 см залишаються вільними від наклейки.
13. На вказаному аркуші паперу робимо напис «Пронумеровано, прошито і скріплено печаткою на ___ (___ кількість прописом) аркушах» так, щоб вона частково заходила на задню сторону останньої сторінки документа, виходячи за межі наклейки.
14. Запевняємо цей напис підписом відповідної уповноваженої особи та печаткою юридичної особи. І відбиток печатки, і підпис повинні захоплювати частину останнього з листів, виходячи за межі наклейки.
Природно, здійснення всіх вищевказаних дій не зможе гарантовано на сто відсотків уберегти ваше підприємство від неприємностей описаних вище. Однак такий ретельний підхід до питання прошивки і цілісності кожного документа однозначно зведе до мінімуму ймовірність їх виникнення.
Незважаючи на те, що на сьогоднішній день в мережі Інтернет існує безліч посібників про те, як правильно заповнювати, складати і структурувати документи, навряд чи ви десь знайдете повну і детальну інструкцію з їх прошивці. З нашої точки зору, правильнапрошивка документа має нітрохи не менше значення, ніж всі інші стадії його підготовки за нижченаведеними причин.
Перше - невірна прошивка документа однозначно послужить вагомою підставою для відмови в його прийнятті. Як ви розумієте, коженподібна відмова тягне за собою втрачений час, додаткові зусилля і фінансові витрати. Але і це не саме небезпечне в даній ситуації.
Друге - неякісна або недбала прошивка документів вашого підприємства може бути використаназацікавленими особами не на вашу користь. Тобто важливі документи можуть бути розшиті і розформовані, а аркуші містять важливу інформацію підмінені. І довести підміну буде дуже складно.
Думаємо, що немає необхідності окремо зупинятися на тому,які плачевні наслідки недбала прошивка може мати для майбутнього вашої організації і вашого бізнесу в цілому.
Точка зору законодавчих органів
На сьогоднішній день існує ряд нормативно-правових актів, який регламентуєпорядок не тільки заповнення, а й прошивки документів такого роду. Серед них необхідно виділити наступні:
- Методичні роз'яснення щодо порядку заповнення окремих форм документів, що використовуються при державній реєстрації юридичної особи,затверджені наказом Міністерства? Російсько Федерації з податків і зборів від 18 квітня 2003 р. N БГ-3-09/198;
- П. 2.6.22 розділу 2.6. Наказ Міністерства культури? осії № 536 від 8.11.2005г. «Про Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчоївлади »;
- П.6.2.2.4. Інструкцію ЦБ? осії «За діловодства в Центральному банку? Російсько Федерації (Банку? осії) ", яка була затверджена Наказом № 02-213 від 7.12.1992г.;
- п.п. 4 5« Вимоги до оформлення документів, що використовуються при державнійреєстрації юридичних осіб, а також фізичних осіб як індивідуальних підприємців », затверджені Постановою Уряду? Ф від 19 червня 2002 р. N 439 (із змінами від 16 жовтня 2003 р., 26 лютого 2004).
- ГОСТ? 51141-98 "Діловодство та архівна справа.Терміни та визначення.
Основні поняття та інструменти, необхідні для проведення прошивки
Руководствуясь вищевказаними нормативними актами, ми розглянемо один із завершальних етапів підготовки документів, а саме їх прошивку.
Базовими,тобто такими, що використовуються при прошивці всіх видів документів, є наступні принципи:
- Обов'язкова валова нумерація сторінок, яка, як правило, здійснюється арабськими цифрами у верхньому правому кутку кожного аркуша документа (п. 6.2.2.4 Інструкції ЦБ? осії № 9 від 7.12.1992г.);
- Прошивці підлягають всі документи, які складаються з двох і більше листів;
- Копії статутних документів також варто прошити, з тією лише різницею, що після прошивки на них не клеїться наклейка і не проставляється печатка;
- Прошивку необхідно виробляти спеціальної товстої прошивочно голкою з використанням шила і прошивальних ниток або шпагату. Для якісної прошивки потрібен надійний клей, яка не втратить свої властивості протягом тривалого часу.
Покрокове керівництво по прошивці
Для правильної прошивки ваших документів необхідно провести наступні дії в суворій послідовності:
1. Видаляємо всі шпильки, скріпки та інші металеві скріплення з аркушів документів.
2. ? овно і акуратно в потрібній черговості складаємо листи, які будуть прошиваться, не забувши при цьому перевірити правильність їх нумерації.
3. Беремо спеціальне шило або, якщо кількість аркушів не велике, прошивочно голку і по лівомуполю документа, зробивши відступ близько 1.5 см від текстової частини, проробляємо 3 наскрізних отвори. Дані отвори повинні бути вертикальними щодо нижньої частини документа, а відстань між кожним з них - не менше 3-х сантиметрів щодо центральної частини аркуша.
4. Відміряємо довжину нитки рівну 70 см (трохи більше довжини вашого передпліччя) і протягуємо в голку;
5. Для нашого максимальної зручності прошивальні отвори надалі тесті інструкції будуть пронумеровані від № 1 до № 3 зверху вниз;
6. Після чого, намагаючись не змістити листи, протягуємо голку крізь отвір № 2 залишивши один з кінців нитки з тильного боку і стежачи за тим, що б він залишався на цьому місці впродовж всього процесу прошивки.
7. Потім з лицьового боку аркушів пропускаємо голку через отвір № 1;
8. Тепер, коли голка вийшла з заднього боку документа, знову протягуємо її крізь отвір № 3 а потім з лицьового боку проводимо через отвір № 2 так, що б голка з ниткою знову виявилася з тильного боку аркушів.
9. Таким чином, обидва кінці нашої нитки виявилися з тильного боку аркушів, протягнуті через отвори № 2 і № 3.
10. Відрізаємо зайву довжину нитки, не забувши при цьому залишити кінці завдовжки близько 6-7 см, щоб зв'язати їх у вузол.
11. Робимо з кінців нитки вузол якнайближче до листу документа і щільно додаємо його до тильної сторони останнього листа.
12. Наклеюємо зверху за допомогою канцелярського клею аркуш паперу розміром два на п'ять сантиметрів (наклейка) так, щоб він закривав весь зазначений вузол і частково залишилася довжину ниток. При цьому кінці ниток приблизно 1-2 см залишаються вільними від наклейки.
13. На вказаному аркуші паперу робимо напис «Пронумеровано, прошито і скріплено печаткою на ___ (___ кількість прописом) аркушах» так, щоб вона частково заходила на задню сторону останньої сторінки документа, виходячи за межі наклейки.
14. Запевняємо цей напис підписом відповідної уповноваженої особи та печаткою юридичної особи. І відбиток печатки, і підпис повинні захоплювати частину останнього з листів, виходячи за межі наклейки.
Природно, здійснення всіх вищевказаних дій не зможе гарантовано на сто відсотків уберегти ваше підприємство від неприємностей описаних вище. Однак такий ретельний підхід до питання прошивки і цілісності кожного документа однозначно зведе до мінімуму ймовірність їх виникнення.