В організації нерідко виникає необхідність зробити копію документа або виписки з неї. Щоб вони мали юридичну силу, потрібно знати, як правильно завірити копію документа. Давайте розглянемо, як оформляється відмітка про завірення копії згідно існуючих вимог діловодства до реквізитів документів.

Нижче тексту на вільному місці останнього (або єдиного) аркуша документа вказують такі відомості:

місцезнаходження оригіналу документа - бажано включати цей пункт, у федеральних органах влади - обов'язково,
слово «Вірно» без двокрапки - засвідчувальний напис,
найменування посади - хто запевняє копію,
особистий підпис,
розшифровка підпису,
дата запевнення,
поставити печатку - для надсилання копії документа в іншу організацію.

Зразок завірення копій документів:

Оригінал документа у справі ТОВ «Красуня» № 01-03 за 2011 рік.

Вірно
Провідний спеціаліст
відділу кадрів Підпис Т.В. Краснополянская
28.12.2011 Друк

Єдиних вимог до завірення копій багатосторінкових документів на даний момент не існує (скріпленню аркушів, оформлення тексту напису на наклейте і т.д.). Зі свого досвіду можу повідомити, щоб завірити копію багатосторінкового документа зазвичай надходять таким чином:

аркуші нумеруються,
потім вони скріплюються ниткою або металевою дужкою,
на місце скріплення наноситися паперова наклейка за допомогою клею,
на наклейці оформляється напис про кількість аркушів («Всього в копії 46 листів», «прошиті та пронумеровані 25 аркушів» і т.д.), проставляється підпис котрий запевняє з розшифровкою,
потрібна друк (зазвичай відбиток захоплює тільки частина наклейки).
Але допускається аркуші не скріплювати, а завіряти багатосторінкову копію документа за допомогою позначки «Вірно» окремо на кожному аркуші.

Тепер ви знаєте, як правильно завірити копію документа.

Євгенія Смуга