MyHelper » Як правильно заповнювати шляховий лист?


У правилах заповнення подорожніх листів - документів, з якими в роботі стикається кожне друге установа, - не все однозначно. Періодично при їх оформленні та обліку у бухгалтера виникає багато питань, наякі в діючих нормативних актах немає відповіді. Наш матеріал допоможе розібратися в ситуації і уникнути можливих помилок.

Що таке подорожній лист?

Для початку визначимося, що подорожній лист - це основний первинний документ для обліку пробігу,списання палива, маршруту автомобіля і роботи водія, який повинен видаватися йому щодня (за потреби). Уніфікована форма цього документа затверджена постановою Держкомстату? осії від 28 листопада 1997 р. № 78.

Вимога про наявність шляховогоаркуша міститься в пункті 59 Інструкції по бюджетному обліку та підпункті 5.4 пункту 5 наказу Мінтрансу? осії від 9 березня 1995 р. № 27. Крім цього в пункті 2.1.1 Правил дорожнього руху, які затверджені постановою Уряду? Ф від 23 жовтня 1993 р. № 1090 сказано, щоводій у встановлених випадках повинен мати при собі подорожній лист, ліцензійну картку і документи на вантаж, а також страховий поліс обов'язкового страхування цивільної відповідальності.

За відсутність у водія дорожнього листа його можутьоштрафувати за статтею 12.3 Кодексу? Ф про адміністративні правопорушення.

Слід звернути увагу, що форма застосовуваного подорожнього листа залежить від типу транспортного засобу.

Наприклад, для легкових автомобілів застосовують форму 0345001 а длявантажних - форми подорожнього листа 0345004 і 0345005.

Порядок оформлення

Подорожній лист виписує диспетчер або інший працівник, уповноважений на це керівником установи.

Як правило, даний документ виписують тільки на одиндень (зміну) роботи водія. Наступний шляховий лист видають за умови, що водій здав документ за попередній день роботи. Якщо працівника направлено у відрядження і виконує роботу більше однієї доби, шляховий лист можна виписати на необхідну кількість днів.Виписують шляхові листи в одному примірнику і зберігають п'ять років.

Відзначимо, що дані, пов'язані з роботою автомобіля (наприклад, дані про час простою), в подорожній лист заносить водій і завіряє своїм підписом. Відповідальність за правильне заповненнядокумента несуть керівник установи, а також ті особи, які відповідають за експлуатацію автомобіля і беруть участь в оформленні цього документа.

Заповнюємо реквізити

У розглянутому документі повинні бути зазначені його порядковий номер, датавидачі, штамп та печатку установи, на балансі якого числиться автомобіль. Неодмінно вказують марку та державний реєстраційний номер автомобіля. Якщо на автомобілі здійснюють ліцензовані види перевезень, то по рядку «Ліцензійна картка» робитьсявідповідна відмітка. Якщо автомобіль використовується тільки для управлінських потреб, у зазначеному рядку ставлять прочерк.

На зворотному боці подорожнього листа вказують маршрут прямування автомобіля: пункт призначення, час виїзду та повернення, а такожкількість пройдених кілометрів. Ці показники служать підставою для списання вартості витраченого бензину, а також заробітної плати водія автомобіля до витрат по кошторису на утримання установи.

Не забудьте, якщо в документі не вказанаінформація про маршрут прямування, то, на думку фахівців головного фінансового відомства, це не дозволяє підтвердити факт використання автомобіля для потреб закладу (лист Мінфіну? осії від 20 лютого 2006 р. № 03-03-04/1/129). На тому, що кожен пункт проходження повиненбути відмічений в дорожньому листі, наполягають і в? осстате (лист від 3 лютого 2005 р. № ІУ-09-22/257).

Графу «Код замовника» заповнюють, якщо автомобіль використовується для обслуговування сторонніх замовників.

У розділі «? езультат роботи автомобіля за зміну »бухгалтер робить нарахування зарплати водієві. Якщо зарплату нараховують за погодинною системою оплати праці, то вказують кількість відпрацьованих годин. Сума нарахованої зарплати вказується в рядку «За годинник, руб., Коп.». Якщо ж зарплату водієві нараховують за відряднійсистемі оплати праці залежно від пройдених кілометрів пробігу, то суму зарплати вписують в рядок «За кілометраж, руб., коп.». Нарахування заробітної плати водієві бухгалтер підтверджує своїм підписом. Приклад заповнення подорожнього листа легкового автомобіля мипривели в додатку 1 на стор 1 стор 2.

Чи потрібен медогляд водіїв?

Кожна установа, яка експлуатує транспортні засоби, зобов'язане проводити передрейсові і післярейсові медичні огляди водіїв. Такий обов'язок покладено наних відповідно до пункту 1 статті 20 і статтею 23 Федерального закону від 10 грудня 1995 р. № 196-ФЗ «Про безпеку дорожнього руху». Зазначимо, що МОЗ? осії спільно з Мінтрансом? осії затвердили Методичні рекомендації «Про організацію проведення передрейсовихмедичних оглядів водіїв транспортних засобів »(див. лист МОЗ? осії від 21 серпня 2003 р. № 2510/9468-03-32). Цей документ регламентує порядок проведення медоглядів водіїв і в першу чергу повинен допомогти установі правильно організувати цей процес.

На шляховий лист ставиться штамп, в якому зазначаються дата і точний час проходження медичного огляду, прізвище, ініціали та підпис медичного працівника, який проводив обстеження. Штамп ставлять тільки за відсутності симптомів захворювання, знаходженняводія в нетверезому стані тощо

Передрейсові медогляди може проводити тільки персонал, що має відповідний сертифікат, а також медичні установи за наявності ліцензії. Ця позиція також підтверджується і судовою практикою (постановаФАС Уральського округу від 1 серпня 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Нагадаємо, що відсутність штампу про проходження передрейсового огляду може бути кваліфіковано як порушення законодавства про охорону праці. У цьому випадку посадових осіб можуть оштрафувати на суму від1000 руб. до 5000 руб. (Ст. 5.27 Кодексу? Ф про адміністративні правопорушення).

Вносимо виправлення

Оскільки шляховий лист визнається первинним обліковим документом, при внесенні до нього виправлень слід керуватися пунктом 4 Інструкції № 25н іпункту 5 статті 9 Федерального закону від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ.

Вносити зміни в первинні облікові документи можна, але лише за погодженням з учасниками господарських операцій. Це має бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписаливідповідні документи, із зазначенням дати внесення виправлень. Тому виправлення (наприклад, норми витрати бензину) має бути підтверджено підписом водія і механіка (або іншої уповноваженої особи).

Реєстрація подорожніх листів

?аботнік, що видав водієві подорожній лист, реєструє його в журналі обліку подорожніх листів за формою 0345008 затвердженої постановою Держкомстату? осії від 28 листопада 1997 р. № 78. Номер і дата видачі документа повинні відповідати даті його реєстрації в цьому журналі. У кожнійрядку журналу послідовно записують номер подорожнього листа, дату його видачі, дані водія, а також ставлять свої підписи водій і диспетчер із зазначенням дати прийому диспетчером подорожнього листа від водія. Приклад заповнення цього регістра обліку наведено вдодатку 2.

Подорожні листи - підстава для списання ПММ

Списання ПММ бухгалтерія проводить щомісяця. Слід пам'ятати: щоб відобразити в бухгалтерському та податковому обліку такі витрати, установа повинна їх документально підтвердити.

Так, на думку фінансистів, для цілей податкового обліку витрати на купівлю бензину для службових легкових автомобілів повинні задовольняти вимогам, встановленим пунктом 1 статті 252 Податкового кодексу? Ф, і можуть бути підтверджені саме дорожніми листами ікасовими чеками на купівлю палива. Зокрема, така позиція висловлена ??в листі Мінфіну? осії від 4 вересня 2007 р. № 03-03-06/1/640.

Після того як бухгалтер отримав шляхові листи, він перевіряє правильність їх оформлення та виробляє списання витраченоговодієм бензину (п. 59 Інструкції № 25н). Для розрахунку витрат на ПММ необхідно, щоб у дорожньому листі був визначений фактичний пробіг автомобіля і витрата палива.

Майте на увазі: під час перевірок, за відсутності в документі необхідної інформації (а то й зовсімсамого документа) контролери визнають витрати непідтвердженими.

Додатково зазначимо, що якщо установа виплачує своєму працівникові компенсацію за використання ним особистого автомобіля для службових поїздок, то обгрунтованість витрат такожпідтверджують дорожніми листами. На цьому наполягає Мінфін? осії в листі від 16 листопада 2006 р. № 03-03-02/275.

Актуальні питання за правилами виписки подорожніх листів

Мабуть, кожен бухгалтер, який враховує дорожні листи, задавався питаннями: чи можнавиписувати цей документ на строк більше одного дня і чи можна використовувати нетипову його форму і т. д.? Відповімо і на них.

Термін дії документа

Первинні документи слід складати таким чином і з такою регулярністю, щоб на їх підставіможливо було судити про обгрунтованість виробленого витрати.

На думку? осстата, висловлену в листі від 3 лютого 2005 р. № ІУ-03-22/257 шляховий лист виписують тільки на один день або зміну. На більш тривалий термін він видається у разі відрядження, коливодій виконує завдання протягом більше однієї доби (зміни).

Однак у листі від 3 лютого 2006 р. № 03-03-04/2/23 Мінфін? осії висловив наступну позицію. Подорожній лист можна виписувати і на більш тривалий термін, наприклад, на тиждень або навіть на місяць. Правда, і вцьому випадку він повинен забезпечувати облік відпрацьованого часу і витрати пально-мастильних матеріалів. І документ також буде підтверджувати витрати установи (у тому числі і як платника податків) на ПММ. Не забудьте, ухваливши подібне рішення, затвердити його в обліковійполітиці.

Є прецеденти, коли судді підтримували організації, які складали подорожні листи один раз на місяць (постанова ФАС Північно-Західного округу від 5 квітня 2004 р. № А56-22408/03).

Звернемо увагу, що всі ці роз'яснення були зроблені ввідношенні подорожніх листів, які підтверджували обгрунтованість обліку витрат на ПММ при обчисленні податку на прибуток. Тому перевіряючі органи можуть послатися на положення Інструкції № 25н, згідно з якими бюджетні установи зобов'язані застосовувати уніфікованіформи первинних облікових документів. Перелік форм документів класу 03 Загальноросійського класифікатора управлінської документації (ОКУД) включає і форми подорожніх листів, передбачених для заповнення на один день.

Таким чином, щоб уникнути конфліктнихситуацій з контролюючими органами таки рекомендуємо складати подорожній лист щодня.

Про використання довільної форми

У листах Мінфіну? осії від 7 квітня 2006 р. № 03-03-04/1/327 від 16 березня 2006 р. № 03-03-04/2/77 зазначено, що подорожні листи встановленої форми зобов'язані складати тільки автотранспортні підприємства. Решта організації (установи) можуть розробити свою форму подорожнього листа або іншого документа, що підтверджує витрати на ПММ, в якому мають бути відображені всі обов'язкові реквізити, передбачені пунктом 2 статті 9 Федерального закону від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ.

Однак у пункті 59 Інструкції № 25н встановлені для списання ПММ конкретні уніфіковані форми (затверджені постановою Держкомстату? Осії від 28 листопада 1997 р. № 78), які повинні використовувати саме бюджетні установи.

Склад комплекту уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку робіт в автомобільному транспорті поширюється на юридичні особи всіх форм власності, які здійснюють діяльність з експлуатації автотранспортних засобів, і носить обов'язковий характер для автотранспортних установ.

Тому рекомендуємо не відступати від вимог Інструкції № 25н і використовувати уніфіковані форми подорожніх листів. Якщо необхідно доповнити форму новими реквізитами, не забудьте відобразити це в обліковій політиці установи.

Показання спідометра

Механік або інший працівник, призначений керівником, щодня перевіряє і фіксує показання спідометра транспортного засобу в дорожньому листі (у графах «Свідчення спідометра» і «Свідчення спідометра при поверненні в гараж»). Разумеется, показання спідометра в дорожньому листі на початок дня повинні збігатися з показаннями на кінець попереднього дня роботи автомобіля. На підставі даних цих граф визначають нормативну кількість витраченого пального виходячи з фактичного пробігу автомобіля і норм витрати палива, затверджених наказом керівника.

Медогляд - допуск до роботи водія

Перед виїздом кожен водій повинен пройти медогляд. Тільки після цього водія допускають до роботи. У водія не повинно бути:
- Скарг на стан здоров'я;
- Об'єктивних ознак захворювань;
- Порушень функціонального стану організму;
- Ознак вживання спиртних напоїв, наркотичних та інших психотропних речовин;
- Порушень режиму праці та відпочинку.

Результати такого огляду в обов'язковому порядку вносять до спеціального журналу.