MyHelper » Як правильно написати службову записку?


Службова записка - це важливий додатковий документ, який є однією з підстав для прийняття остаточного рішення керівником або роботодавцем у вигляді локального нормативного акту,угоди, наказу (розпорядження). Службова записка як додатковий документ не є обов'язковою з точки зору трудового права та діловодства, проте може бути встановлена ??локальними нормативними актами організації. Слід зазначити, що вЗагальноросійському класифікаторі управлінських документів (ОКУД) відсутній такий вид документа, як "Службова записка". Однак даний вид документа широко використовується на практиці.

Як правило, службові записки складаються з питаньматеріально-технічного, інформаційного, організаційного та господарського забезпечення. Службові записки - це свого роду листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певну прохання, пропозицію.

Службові записки, на відмінувід доповідних записок, забезпечують зв'язок об'єктів управління на горизонтальному рівні, тобто складаються працівником або керівником підрозділу на ім'я керівника або фахівця іншого підрозділу. Слід пам'ятати, що службові записки направляютьсязазвичай від одного керівника до іншого або від одного співробітника до іншого тільки у разі їх рівнозначного посадового статусу, в іншому випадку це буде доповідна записка.

Службова записка керівника структурного підрозділу може бутипідставою для прийняття рішення про службове відрядження.

При виявленні фактів виготовлення продукції з браком або при постійних скаргах покупців на поведінку продавця, керівник підрозділу може направити в атестаційну комісію службовузаписку про невідповідність працівника вимогам, що пред'являються до займаної ним посади, на підставі якої може бути проведена дострокова атестація співробітника.

Службовими записками лінійних керівників обгрунтовується економічна необхідністьабо можливість укладання договорів.

Але на практиці службові записки використовують і для інших цілей. Так, на підставі службової записки безпосереднього керівника на ім'я генерального директора може бути скорочено термін випробування працівникові.

Так, наприклад, службова записка керівника відділу на ім'я генерального директора, що відображає виробничі показники, може служити підставою для наказу про преміювання окремого співробітника або структурного підрозділу.

Необхідно відзначити, щослужбові записки можуть бути визнані належними доказами Арбітражним судом (Див. наприклад, Постанова ФАС Поволзької округу від 15.06.2011 у справі N А72-6396/2010)

Як правило, службова записка складається на стандартному аркуші паперу формату А4 але ззазначенням всіх необхідних основних реквізитів, розташованих у відповідності з ГОСТ 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів". До таких реквізитів відносяться:

найменування структурного підрозділу;

вид документа (Доповідна записка);

дата;

реєстраційний номер;

заголовок до тексту;

текст;

адресат;

підпис укладача (із зазначенням посади).

Згідно ГOCTy текст будь-якого інформаційно - довідкового документа оформляється шрифтом Times New Roman, розмір 14 через 15 інтервалу.

Найменування виду документа пишеться прописними літерами (СЛУЖБОВА ЗАПИСКА) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля (залежно від того, який обраний спосіб розташування заголовної частини документа) через 2 міжрядкових інтервалу.

Дата оформляється арабськими цифрами, наприклад, 02.02.2006 або буквено-цифровим способом, наприклад, 2 лютого 2006? егістраціонний номер на службовій записці проставляється або за місцем складання, або за місцем отримання, залежно від постановки системи реєстрації, яка діє в організації. При розгляді службової записки зацікавленими особами, на ній проставляються візи узгодження, а після ухвалення рішення - резолюція керівника. Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду службової записки.

Службова записка може мати заголовок, який коротко розкриває зміст документа. Він формулюється за загальними правилами складання заголовків до документів: за допомогою прийменника "про" і отглагольного іменника у місцевому відмінку. Наприклад: "про направлення Петрова В.К. у відрядження".

У тексті службової записки виділяються дві частини. У першій частині повідомляються факти, що послужили приводом для складання документа, а в другій - викладаються конкретні висновки, прохання та пропозиції. Текст службової записки може складатися і з трьох частин. У цьому випадку в першій частині (констатуючій) будуть викладатися причини, факти або події, що послужили приводом для її написання, в другій частині - аналіз ситуації, що склалася, можливі варіанти вирішення, а у третій - висновки та пропозиції з конкретних діях; які необхідно вжити, на думку укладача службової записки.

Якщо є додаток, то позначка про нього робиться до оформлення підписи:

Службова записка зразок, приклад оформлення службової записки:

Начальнику

Інформаційного відділу

Петрову В.К.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

15.01.01 № ___

У зв'язку з відмовою роботи комп'ютерної техніки в приміщенні № ___ прошу невідкладно направити фахівця для усунення неполадок.

Головний бухгалтер

Іванова І.І.