Як правильно оформити договір оренди автомобіля
Часто співробітники використовують особисті транспортні засоби на блага компанії. Як правильно оформити договір оренди транспортного засобу?
Договіроренди автомобіля регулюється статтями 642-648 Цивільного кодексу («Оренда транспортного засобу без надання послуг з управління та технічної експлуатації, або простіше:« Оренда без екіпажу »). Відповідно до ЦК такий договір повинен бути укладений у письмовій формінезалежно від його терміну, проте реєструвати його, на відміну від договору оренди нерухомості, не треба.
Найпривабливіше умова для компанії в такій формі співпраці з водієм на особистому авто прописано в статті 646 ЦК: «Якщо інше не передбаченодоговором оренди транспортного засобу без екіпажу, орендар несе витрати на утримання орендованого транспортного засобу, його страхування, включаючи страхування своєї відповідальності, а також витрати, що виникають у зв'язку з його експлуатацією ». Расходи у зв'язку зексплуатацією - це не тільки ПММ; це і мийка, і ТО, і поточний ремонт, і страхування, та відшкодування шкоди, заподіяної автомобілю. Проте сторони можуть перерозподілити обов'язки з утримання та експлуатації орендованого автомобіля на свій розсуд. Доситьпрописати в договорі, хто які витрати несе.
Для того щоб договір не викликав претензій з боку контролюючих органів, необхідно дотримати ряд умов. На нашу думку, укладення договору повинен передувати наказ, в якому обгрунтовуєтьсянеобхідність оренди (наприклад, забезпечення безперебійної роботи будь-якої зі служб компанії і т. п.) і дано доручення юристу чи іншому відповідальній особі підготувати проект договору.
Нагадаємо, що здавати майно в оренду має право тільки його власникабо особа, уповноважена законом або знову ж власником (ст. 608 ЦК? Ф). Це означає, що для визнання витрат орендаря працівник, який здає в оренду свій автомобіль, повинен представити організації документи, що підтверджують його право володіння на машину. Такий паперомє паспорт транспортного засобу (ПТС). У період дії договору оренди в компанії повинна зберігатися його копія.
Крім того, співробітник повинен передати фірмі:
свідоцтво про реєстрацію автомобіля;
талон техогляду;
страховий поліс, якщоризики застрахував сам співробітник.
Після видання наказу та визначення кандидатури орендодавця сторони узгоджують умови оренди і складають договір.
Договір обов'язково повинен містити такі дані:
марку машини;
рік випуску;
колір;
номер кузова та двигуна;
державний реєстраційний номер.
Якщо в договорі оренди ці дані відсутні, то він не вважається укладеним (ч. 3 ст. 607 ЦК? Ф). Також сторони вказують відновну вартість автомобіля станом на моментйого передачі орендарю. Вона визначається за домовленістю.
У договорі слід прописати порядок, умови і строки внесення орендної плати. Як правило, вона вноситься щомісячно у вигляді фіксованого платежу (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ЦК? Ф). Можна встановити й інший порядок,наприклад, залежно від часу роботи, пробігу, кількості виїздів (ст. 614 ЦК? Ф). Якщо орендна плата встановлена у твердій сумі, то її розмір може змінюватися тільки за згодою сторін і не частіше одного разу на рік (ч. 3 ст. 614 ЦК? Ф).
При передачі автомобіляобов'язково складається акт прийому-передачі. Його можна оформити довільно або використовувати форму № ОЗ-1 затвердженої постановою Держкомстату від 21 січня 2003 р. № 7. В акті треба вказати характеристики переданого автомобіля, його узгоджену вартість, пробіг, атакож технічний стан за результатами огляду. Повернення орендованої машини працівникові також оформляється актом про прийом-передачу об'єкта основних засобів.
Податкові наслідки
Відповідно до підпункту 10 пункту 1 статті 264 НК? Ф, орендна платаприймається до витрат для визначення бази оподаткування, тому для компанії дуже привабливо її збільшувати. Однак існує позиція Мінфіну з даного питання. У відомстві вважають, що «при прийнятті рішення про розмір орендної плати за автомобільорганізація повинна керуватися цінами, що склалися в даному регіоні »(лист Мінфіну від 19 серпня 2005 р. № 03-11-04/2/52). На практиці визначити ринкову вартість буде складно, і для організації в цьому випадку важливо, що відповідно до пункту 6 статті 108 НК обов'язокпо доведенню обставин, що свідчать про факт податкового правопорушення і винність особи у його вчиненні, покладається на податкові органи. Всі непереборні сумніви у винуватості особи тлумачаться на її користь.
При обчисленні податку на прибуток оренднаплата враховується у сумі фактичних витрат у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК? Ф). Датою відображення орендної плати є день розрахунків, передбачений у договорі, або останній день звітного періоду (подп. 3 п. 7 ст.272 НК? Ф).
Податок на прибуток зменшують обгрунтовані (економічно виправдані) і документально підтверджені витрати, зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу (п. 1 ст. 252 НК? Ф). Економічну виправданість легко обгрунтувати -вона вказана в наказі, про який говорилося вище.
Документами, що підтверджують використання орендованого транспортного засобу у виробничій діяльності організації-орендаря, листом УФНС по м. Москві від 30 квітня 2008 р. № 20-12/041966.1 названі:
наказкерівника організації про закріплення орендованих автомобілів за співробітниками;
заявки на використання орендованих автомобілів;
копії подорожніх листів, що дозволяють визначити регулярність використання, а також маршрут руху автомобілів і час їхексплуатації.
Особливо загострюємо вашу увагу на оформленні подорожніх листів, так як цей документ буде виправдувальним і для різних витрат. Існує наказ Мінтрансу від 18 вересня 2008 р. № 152 що встановлює обов'язкові реквізити і порядокзаповнення шляхових листів.
У листі від 25 серпня 2009 р. № 03-03-06/2/161 представники фінансового відомства виклали свою позицію: шляховий лист, що містить обов'язкові реквізити, затверджені вищевказаним наказом, може бути виправдувальним документом. Чи нескасована також уніфікована форма цього документа, затверджена постановою Держкомстату від 28 листопада 1997 р. № 78. Таким чином, орендар має вибір:
або застосовувати типові міжгалузеві форми подорожніх листів, затверджені постановою Держкомстату від 28листопада 1997 р. № 78 з особливим контролем наявності в них реквізитів, названих у наказі Мінтрансу № 152 (дозволяється доповнювати уніфіковані форми необхідними реквізитами);
або розробити власну форму подорожнього листа з дотриманням вимог наказу Мінтрансу№ 152 (див. ст. 9 Закону № 129-ФЗ).
Не забудьте підтвердити
Расходи на обслуговування та експлуатацію автомобіля можна підтвердити такими документами:
подорожніми листами (лист Мінфіну від 25 серпня 2009 р. № 03-03-06/2/161);
талонами на бензин,рахунками-фактурами і товарними накладними, виданими паливною компанією;
картами та договорами з нафтовою компанією на обслуговування автомобілів організації на її заправках; звітами держателя паливної картки про рух пального;
касовими чеками;
актами виконаних ремонтних робіт, дефектною відомістю, кошторисами робіт, накладними, замовлення-нарядами і т. п.;
квитанціями встановленого зразка про оплату послуг автостоянки, автомийки тощо (в чеку ККТ або товарному чеку повинні бути вказані марка і державнийреєстраційний номер машини, яка обслуговувалася (лист УФНС
по м. Москві від 12 квітня 2006 р. № 20-12/29007).
Для підтвердження витрат на страхування знадобляться:
договір страхування автомобіля;
копія ліцензії страхової компанії на здійсненняданого виду страхування;
квитанція на отримання страхової премії (внеску) (форма № А-7), затверджена наказом Мінфіну від 17 травня 2006 р. № 80н, - при розрахунках готівкою (лист УФНС по м. Москві від 13 червня 2007 р. № 22-12 /056558);
Касові чеки і чеки, що видаються приздійсненні операцій з використанням пластикових карт.
Автовласник платить
З виплат фізичним особам, виробленим у зв'язку з дією договору оренди автомобіля без екіпажу, ПДФО обкладаються:
орендна плата на користь орендодавця (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК? Ф);
заробітна плата водія орендованого автомобіля (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК? Ф).
Підзвітні суми не є доходом фізичної особи, тому не є об'єктом обкладення ПДФО.
Орендар в даному випадку виступає в ролі податкового агента. Він повинен утримати податок і сплатити його до бюджету не пізніше дня фактичного отримання грошей в банку на виплату орендної плати або дня її перерахування на рахунок працівника (подп. 1 4 і 6 ст. 226 НК? Ф).
Відносини, пов'язані з обчисленням та сплатою страхових внесків, регулюються Законом від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ «Про страхові внески до Пенсійного фонду? Російсько Федерації, Фонд соціального страхування? Російсько Федерації, Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування і територіальні фонди обов'язкового медичного страхування ».
Відповідно до частини 1 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ об'єктом обкладення страховими внесками визнаються виплати та інші винагороди, що нараховуються платниками страхових внесків на користь фізичних осіб за трудовими договорами та цивільно-правовими договорами, предметом яких є виконання робіт, надання послуг (за винятком винагород, виплачуваних особам, зазначеним у ч. 1 п. 2 ст. 5 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ), а також за договорами авторського замовлення, договорами про відчуження виключного права на твори науки, літератури, мистецтва, видавничим ліцензійними договорами, ліцензійними договорами про надання права використання твору науки, літератури, мистецтва.
На підставі частини 3 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ виплати та інші винагороди, вироблені в рамках договорів, пов'язаних з передачею в користування майна (майнових прав), не відносяться до об'єкта обкладення страховими внесками.
Отже, орендна плата, що виплачується працівнику за договором оренди транспортного засобу без екіпажу, не є об'єктом обкладення страховими внесками на обов'язкове пенсійне страхування, обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством, на обов'язкове медичне страхування. Мінздоровсоцрозвитку у своєму листі від 12 березня 2010 р. № 550-19 цю точку зору підтримав.
Олена Харитонова, генеральний директор АКК «ЕКФІ» (ЗАТ)
Часто співробітники використовують особисті транспортні засоби на блага компанії. Як правильно оформити договір оренди транспортного засобу?
Договіроренди автомобіля регулюється статтями 642-648 Цивільного кодексу («Оренда транспортного засобу без надання послуг з управління та технічної експлуатації, або простіше:« Оренда без екіпажу »). Відповідно до ЦК такий договір повинен бути укладений у письмовій формінезалежно від його терміну, проте реєструвати його, на відміну від договору оренди нерухомості, не треба.
Найпривабливіше умова для компанії в такій формі співпраці з водієм на особистому авто прописано в статті 646 ЦК: «Якщо інше не передбаченодоговором оренди транспортного засобу без екіпажу, орендар несе витрати на утримання орендованого транспортного засобу, його страхування, включаючи страхування своєї відповідальності, а також витрати, що виникають у зв'язку з його експлуатацією ». Расходи у зв'язку зексплуатацією - це не тільки ПММ; це і мийка, і ТО, і поточний ремонт, і страхування, та відшкодування шкоди, заподіяної автомобілю. Проте сторони можуть перерозподілити обов'язки з утримання та експлуатації орендованого автомобіля на свій розсуд. Доситьпрописати в договорі, хто які витрати несе.
Для того щоб договір не викликав претензій з боку контролюючих органів, необхідно дотримати ряд умов. На нашу думку, укладення договору повинен передувати наказ, в якому обгрунтовуєтьсянеобхідність оренди (наприклад, забезпечення безперебійної роботи будь-якої зі служб компанії і т. п.) і дано доручення юристу чи іншому відповідальній особі підготувати проект договору.
Нагадаємо, що здавати майно в оренду має право тільки його власникабо особа, уповноважена законом або знову ж власником (ст. 608 ЦК? Ф). Це означає, що для визнання витрат орендаря працівник, який здає в оренду свій автомобіль, повинен представити організації документи, що підтверджують його право володіння на машину. Такий паперомє паспорт транспортного засобу (ПТС). У період дії договору оренди в компанії повинна зберігатися його копія.
Крім того, співробітник повинен передати фірмі:
свідоцтво про реєстрацію автомобіля;
талон техогляду;
страховий поліс, якщоризики застрахував сам співробітник.
Після видання наказу та визначення кандидатури орендодавця сторони узгоджують умови оренди і складають договір.
Договір обов'язково повинен містити такі дані:
марку машини;
рік випуску;
колір;
номер кузова та двигуна;
державний реєстраційний номер.
Якщо в договорі оренди ці дані відсутні, то він не вважається укладеним (ч. 3 ст. 607 ЦК? Ф). Також сторони вказують відновну вартість автомобіля станом на моментйого передачі орендарю. Вона визначається за домовленістю.
У договорі слід прописати порядок, умови і строки внесення орендної плати. Як правило, вона вноситься щомісячно у вигляді фіксованого платежу (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ЦК? Ф). Можна встановити й інший порядок,наприклад, залежно від часу роботи, пробігу, кількості виїздів (ст. 614 ЦК? Ф). Якщо орендна плата встановлена у твердій сумі, то її розмір може змінюватися тільки за згодою сторін і не частіше одного разу на рік (ч. 3 ст. 614 ЦК? Ф).
При передачі автомобіляобов'язково складається акт прийому-передачі. Його можна оформити довільно або використовувати форму № ОЗ-1 затвердженої постановою Держкомстату від 21 січня 2003 р. № 7. В акті треба вказати характеристики переданого автомобіля, його узгоджену вартість, пробіг, атакож технічний стан за результатами огляду. Повернення орендованої машини працівникові також оформляється актом про прийом-передачу об'єкта основних засобів.
Податкові наслідки
Відповідно до підпункту 10 пункту 1 статті 264 НК? Ф, орендна платаприймається до витрат для визначення бази оподаткування, тому для компанії дуже привабливо її збільшувати. Однак існує позиція Мінфіну з даного питання. У відомстві вважають, що «при прийнятті рішення про розмір орендної плати за автомобільорганізація повинна керуватися цінами, що склалися в даному регіоні »(лист Мінфіну від 19 серпня 2005 р. № 03-11-04/2/52). На практиці визначити ринкову вартість буде складно, і для організації в цьому випадку важливо, що відповідно до пункту 6 статті 108 НК обов'язокпо доведенню обставин, що свідчать про факт податкового правопорушення і винність особи у його вчиненні, покладається на податкові органи. Всі непереборні сумніви у винуватості особи тлумачаться на її користь.
При обчисленні податку на прибуток оренднаплата враховується у сумі фактичних витрат у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК? Ф). Датою відображення орендної плати є день розрахунків, передбачений у договорі, або останній день звітного періоду (подп. 3 п. 7 ст.272 НК? Ф).
Податок на прибуток зменшують обгрунтовані (економічно виправдані) і документально підтверджені витрати, зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу (п. 1 ст. 252 НК? Ф). Економічну виправданість легко обгрунтувати -вона вказана в наказі, про який говорилося вище.
Документами, що підтверджують використання орендованого транспортного засобу у виробничій діяльності організації-орендаря, листом УФНС по м. Москві від 30 квітня 2008 р. № 20-12/041966.1 названі:
наказкерівника організації про закріплення орендованих автомобілів за співробітниками;
заявки на використання орендованих автомобілів;
копії подорожніх листів, що дозволяють визначити регулярність використання, а також маршрут руху автомобілів і час їхексплуатації.
Особливо загострюємо вашу увагу на оформленні подорожніх листів, так як цей документ буде виправдувальним і для різних витрат. Існує наказ Мінтрансу від 18 вересня 2008 р. № 152 що встановлює обов'язкові реквізити і порядокзаповнення шляхових листів.
У листі від 25 серпня 2009 р. № 03-03-06/2/161 представники фінансового відомства виклали свою позицію: шляховий лист, що містить обов'язкові реквізити, затверджені вищевказаним наказом, може бути виправдувальним документом. Чи нескасована також уніфікована форма цього документа, затверджена постановою Держкомстату від 28 листопада 1997 р. № 78. Таким чином, орендар має вибір:
або застосовувати типові міжгалузеві форми подорожніх листів, затверджені постановою Держкомстату від 28листопада 1997 р. № 78 з особливим контролем наявності в них реквізитів, названих у наказі Мінтрансу № 152 (дозволяється доповнювати уніфіковані форми необхідними реквізитами);
або розробити власну форму подорожнього листа з дотриманням вимог наказу Мінтрансу№ 152 (див. ст. 9 Закону № 129-ФЗ).
Не забудьте підтвердити
Расходи на обслуговування та експлуатацію автомобіля можна підтвердити такими документами:
подорожніми листами (лист Мінфіну від 25 серпня 2009 р. № 03-03-06/2/161);
талонами на бензин,рахунками-фактурами і товарними накладними, виданими паливною компанією;
картами та договорами з нафтовою компанією на обслуговування автомобілів організації на її заправках; звітами держателя паливної картки про рух пального;
касовими чеками;
актами виконаних ремонтних робіт, дефектною відомістю, кошторисами робіт, накладними, замовлення-нарядами і т. п.;
квитанціями встановленого зразка про оплату послуг автостоянки, автомийки тощо (в чеку ККТ або товарному чеку повинні бути вказані марка і державнийреєстраційний номер машини, яка обслуговувалася (лист УФНС
по м. Москві від 12 квітня 2006 р. № 20-12/29007).
Для підтвердження витрат на страхування знадобляться:
договір страхування автомобіля;
копія ліцензії страхової компанії на здійсненняданого виду страхування;
квитанція на отримання страхової премії (внеску) (форма № А-7), затверджена наказом Мінфіну від 17 травня 2006 р. № 80н, - при розрахунках готівкою (лист УФНС по м. Москві від 13 червня 2007 р. № 22-12 /056558);
Касові чеки і чеки, що видаються приздійсненні операцій з використанням пластикових карт.
Автовласник платить
З виплат фізичним особам, виробленим у зв'язку з дією договору оренди автомобіля без екіпажу, ПДФО обкладаються:
орендна плата на користь орендодавця (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК? Ф);
заробітна плата водія орендованого автомобіля (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК? Ф).
Підзвітні суми не є доходом фізичної особи, тому не є об'єктом обкладення ПДФО.
Орендар в даному випадку виступає в ролі податкового агента. Він повинен утримати податок і сплатити його до бюджету не пізніше дня фактичного отримання грошей в банку на виплату орендної плати або дня її перерахування на рахунок працівника (подп. 1 4 і 6 ст. 226 НК? Ф).
Відносини, пов'язані з обчисленням та сплатою страхових внесків, регулюються Законом від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ «Про страхові внески до Пенсійного фонду? Російсько Федерації, Фонд соціального страхування? Російсько Федерації, Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування і територіальні фонди обов'язкового медичного страхування ».
Відповідно до частини 1 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ об'єктом обкладення страховими внесками визнаються виплати та інші винагороди, що нараховуються платниками страхових внесків на користь фізичних осіб за трудовими договорами та цивільно-правовими договорами, предметом яких є виконання робіт, надання послуг (за винятком винагород, виплачуваних особам, зазначеним у ч. 1 п. 2 ст. 5 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ), а також за договорами авторського замовлення, договорами про відчуження виключного права на твори науки, літератури, мистецтва, видавничим ліцензійними договорами, ліцензійними договорами про надання права використання твору науки, літератури, мистецтва.
На підставі частини 3 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ виплати та інші винагороди, вироблені в рамках договорів, пов'язаних з передачею в користування майна (майнових прав), не відносяться до об'єкта обкладення страховими внесками.
Отже, орендна плата, що виплачується працівнику за договором оренди транспортного засобу без екіпажу, не є об'єктом обкладення страховими внесками на обов'язкове пенсійне страхування, обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством, на обов'язкове медичне страхування. Мінздоровсоцрозвитку у своєму листі від 12 березня 2010 р. № 550-19 цю точку зору підтримав.
Олена Харитонова, генеральний директор АКК «ЕКФІ» (ЗАТ)