Практично кожному співробітнику відділу кадрів в будь-якій організації рано чи пізно доводиться писати характеристику на своїх співробітників. Набагато складніше тим фахівцям, які стикаються з цимвідповідальною справою вперше. Як правильно написати характеристику, щоб вона відповідала всім нормам і вимогам?
Як таких документів, які б визначали правила і норми написання характеристики сьогодні не існує. Тому всіхарактеристики складаються фахівцями кадрової служби відповідно до їх освітою, досвідом роботи, практикою, стандартами, прийнятими в організації діловодства і т.д.
Для того щоб початківцям співробітникам кадрових служб було значно легшесправлятися з даною роботою, ми наведемо деякі стандартні приклади оформлення характеристик. Це загальні негласні правила, які дотримуються практично у всіх організаціях. Почнемо з визначення.
Що таке характеристика? Характеристика -офіційна документація, в рамках якої дається оцінка особистих і ділових якостей співробітників, що працюють в тій чи іншій організації. У характеристиці необхідно вказати особисті дані співробітника. До них відноситься прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, дата народження і т.д.Також вам необхідно вказати займану посаду, як давно спеціаліст зайняв посаду у вашій організації, яку має кваліфікацію. Далі йде основна частина характеристики. У ній вам необхідно надати відомості про ставлення до займаної посади, довиконання своїх посадових обов'язків. Як фахівець відноситься до професійного зростання, як ви зможете описати його моральні якості, які риси характеру йому допомагають в роботі, а які заважають і т.д. Характеристика повинна складатися представникомадміністративного апарату, який безпосередньо відповідав за роботу даного співробітника. Саме це людина зможе найбільш об'єктивно охарактеризувати роботу фахівця, оскільки щодня стикався з його роботою, знає позитивні і негативні сторониспівробітника не тільки як цінного кадра в організації, але і як людину зі своїми життєвими проблемами і турботами. Адже не для кого не секрет, що саме особисте життя багато в чому впливає на нашу робочу діяльність, якщо людина переживає стрес, то він не зможе віддатисвої сили на розвиток по кар'єрних сходах. Однак якщо керівник допоможе цінному співробітникові, то через деякий час фахівець зможе з вдячністю взятися за свою роботу, виконувати посадові обов'язки з великим бажанням. Будь-яка характеристиказавіряється печаткою організації та підписом. Людина, який запевнив документ своїм підписом, повністю несе відповідальність за інформацію, викладену в характеристиці.
Разлічают кілька різновидів характеристик, залежно від мети їхскладання. Буває внутрішня характеристика працівника і зовнішня характеристика працівника. У першому випадку характеристика необхідна для використання її в межах стін організації. У другому ж випадку вона складається для надання іншим організаціям позапитам сторонніх служб, підприємств та організацій.
Зовнішня характеристика співробітника. Як правило, запитується самим фахівцем для надання її в сторонні організації. Місць, де може стати в нагоді даний документ може бути величезна безліч.Наприклад, характеристика з місця роботи може знадобитися для вступу до навчального закладу, для того щоб взяти кредит у банку і т.д. Однак є й більш серйозні інстанції, де може знадобитися характеристика з місця роботи. Приміром, у судовихрозглядах з різних питань. Якщо ваш фахівець проходить у справі, як підозрюваний. Також характеристика потрібна в державних органах, якщо розглядається питання про нагородження вашого спеціаліста або покаранні його. На сьогоднішній день, за запевненнямспівробітників кадрової служби, найбільш складною для складання є характеристика, яку запитують адвокати, органи (посадові особи), у роботі яких перебуває справа про скоєння правонарушающего діяння, головним підозрюваним у якому виступає співробітник вашої організації.
Внутрішня характеристика. Те, коли співробітники кадрової служби мають право складати внутрішню характеристику, повинно чітко регламентуватися нормативними актами та документами, прийнятими керівництвом організації, завірені печаткою і розписом директора або іншої посадової особи, в чиї права та обов'язки входить складання подібної документації. Як правило, внутрішня характеристика на співробітника запитується в тому випадку, якщо його планується перевести на іншу, більш вакантну посаду, нагородити подячним листом, грошовою премією або, навпаки, позбавити премії за якусь провину, пов'язаний з виконанням його посадових обов'язків. Як правило, у внутрішній характеристиці, основний акцент робиться на трудової діяльності співробітника. У деяких випадках в даному документі вказуються дані тієї посадової особи, на чиє прохання була складена характеристика.
У характеристиці повинен бути присутнім пункт про обсяги виконуваної роботи. При позитивній характеристиці вказується, що співробітник завжди виконує доручені йому завдання точно в строк, може працювати з великими обсягами інформації, аналізувати отримані дані. При цьому він, незважаючи на завантаженість, завжди встигає бути присутнім в робочих нарадах, вносити свої рекомендації та пропозиції.
Якщо ви складаєте негативну характеристику, то можете вказати, що фахівець активно залучений у різноманітні проекти організації. Він віддає справі багато сил і часу. Однак далеко не завжди його робота може призвести до позитивних результатів, яких від нього чекає керівник. Наприклад, ряду важливих для організації завдань не було приділено достатньої уваги. Тут ви можете перерахувати конкретні завдання, які ваш співробітник проігнорував.
Характеристика вміння приймати відповідальні самостійні рішення, аналізувати. Тут вказується, чи може співробітник збирати великий обсяг даних, аналізувати його, простежувати єдину нитку змін, робити правильні висновки, а також брати на себе відповідальність за прийняття цих висновків. Це дуже важлива деталь, оскільки багато керівників не наважуються взяти відповідальність на себе. А є прості фахівці, які швидко, в стислі терміни, можуть не тільки опрацювати великий обсяг інформації, але і зробити правильний висновок з отриманих даних.
Як таких документів, які б визначали правила і норми написання характеристики сьогодні не існує. Тому всіхарактеристики складаються фахівцями кадрової служби відповідно до їх освітою, досвідом роботи, практикою, стандартами, прийнятими в організації діловодства і т.д.
Для того щоб початківцям співробітникам кадрових служб було значно легшесправлятися з даною роботою, ми наведемо деякі стандартні приклади оформлення характеристик. Це загальні негласні правила, які дотримуються практично у всіх організаціях. Почнемо з визначення.
Що таке характеристика? Характеристика -офіційна документація, в рамках якої дається оцінка особистих і ділових якостей співробітників, що працюють в тій чи іншій організації. У характеристиці необхідно вказати особисті дані співробітника. До них відноситься прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, дата народження і т.д.Також вам необхідно вказати займану посаду, як давно спеціаліст зайняв посаду у вашій організації, яку має кваліфікацію. Далі йде основна частина характеристики. У ній вам необхідно надати відомості про ставлення до займаної посади, довиконання своїх посадових обов'язків. Як фахівець відноситься до професійного зростання, як ви зможете описати його моральні якості, які риси характеру йому допомагають в роботі, а які заважають і т.д. Характеристика повинна складатися представникомадміністративного апарату, який безпосередньо відповідав за роботу даного співробітника. Саме це людина зможе найбільш об'єктивно охарактеризувати роботу фахівця, оскільки щодня стикався з його роботою, знає позитивні і негативні сторониспівробітника не тільки як цінного кадра в організації, але і як людину зі своїми життєвими проблемами і турботами. Адже не для кого не секрет, що саме особисте життя багато в чому впливає на нашу робочу діяльність, якщо людина переживає стрес, то він не зможе віддатисвої сили на розвиток по кар'єрних сходах. Однак якщо керівник допоможе цінному співробітникові, то через деякий час фахівець зможе з вдячністю взятися за свою роботу, виконувати посадові обов'язки з великим бажанням. Будь-яка характеристиказавіряється печаткою організації та підписом. Людина, який запевнив документ своїм підписом, повністю несе відповідальність за інформацію, викладену в характеристиці.
Разлічают кілька різновидів характеристик, залежно від мети їхскладання. Буває внутрішня характеристика працівника і зовнішня характеристика працівника. У першому випадку характеристика необхідна для використання її в межах стін організації. У другому ж випадку вона складається для надання іншим організаціям позапитам сторонніх служб, підприємств та організацій.
Зовнішня характеристика співробітника. Як правило, запитується самим фахівцем для надання її в сторонні організації. Місць, де може стати в нагоді даний документ може бути величезна безліч.Наприклад, характеристика з місця роботи може знадобитися для вступу до навчального закладу, для того щоб взяти кредит у банку і т.д. Однак є й більш серйозні інстанції, де може знадобитися характеристика з місця роботи. Приміром, у судовихрозглядах з різних питань. Якщо ваш фахівець проходить у справі, як підозрюваний. Також характеристика потрібна в державних органах, якщо розглядається питання про нагородження вашого спеціаліста або покаранні його. На сьогоднішній день, за запевненнямспівробітників кадрової служби, найбільш складною для складання є характеристика, яку запитують адвокати, органи (посадові особи), у роботі яких перебуває справа про скоєння правонарушающего діяння, головним підозрюваним у якому виступає співробітник вашої організації.
Внутрішня характеристика. Те, коли співробітники кадрової служби мають право складати внутрішню характеристику, повинно чітко регламентуватися нормативними актами та документами, прийнятими керівництвом організації, завірені печаткою і розписом директора або іншої посадової особи, в чиї права та обов'язки входить складання подібної документації. Як правило, внутрішня характеристика на співробітника запитується в тому випадку, якщо його планується перевести на іншу, більш вакантну посаду, нагородити подячним листом, грошовою премією або, навпаки, позбавити премії за якусь провину, пов'язаний з виконанням його посадових обов'язків. Як правило, у внутрішній характеристиці, основний акцент робиться на трудової діяльності співробітника. У деяких випадках в даному документі вказуються дані тієї посадової особи, на чиє прохання була складена характеристика.
У характеристиці повинен бути присутнім пункт про обсяги виконуваної роботи. При позитивній характеристиці вказується, що співробітник завжди виконує доручені йому завдання точно в строк, може працювати з великими обсягами інформації, аналізувати отримані дані. При цьому він, незважаючи на завантаженість, завжди встигає бути присутнім в робочих нарадах, вносити свої рекомендації та пропозиції.
Якщо ви складаєте негативну характеристику, то можете вказати, що фахівець активно залучений у різноманітні проекти організації. Він віддає справі багато сил і часу. Однак далеко не завжди його робота може призвести до позитивних результатів, яких від нього чекає керівник. Наприклад, ряду важливих для організації завдань не було приділено достатньої уваги. Тут ви можете перерахувати конкретні завдання, які ваш співробітник проігнорував.
Характеристика вміння приймати відповідальні самостійні рішення, аналізувати. Тут вказується, чи може співробітник збирати великий обсяг даних, аналізувати його, простежувати єдину нитку змін, робити правильні висновки, а також брати на себе відповідальність за прийняття цих висновків. Це дуже важлива деталь, оскільки багато керівників не наважуються взяти відповідальність на себе. А є прості фахівці, які швидко, в стислі терміни, можуть не тільки опрацювати великий обсяг інформації, але і зробити правильний висновок з отриманих даних.