MyHelper » Як правильно оформити співробітника?


Обов'язкові кадрові документи. Журнал Трудові спори

1. Штатний розклад (ст. 57 ТК? Ф)
Необхідною умовою, попереднім підбору працівників в організацію, є складання і затвердженняштатного розкладу. Уніфікована форма штатного розпису № Т-3 затверджена постановою Держкомстату? осії від 5 січня 2004 р. № 1. Штатний розпис містить перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадовихокладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати, затверджується наказом роботодавця або уповноваженою ним особою.

Штатний розклад дозволяє визначати кількість наявних на даний момент вакансій для прийому на роботу. Не менш важливимвидається той факт, що в разі звільнення когось із співробітників у зв'язку зі скороченням штату (п.2 ст. 81 ТК? Ф) роботодавець, посилаючись на штатний розклад, доведе в суді неможливість працевлаштування даного працівника і законність його звільнення. У разівиникнення трудового спору з працівником суддею обов'язково буде витребувано штатний розклад, і в тому випадку, якщо воно не буде представлено суду або буде складено неналежним чином, роботодавець навряд чи зможе виграти такий спір. Як показують данісудової практики Верховного Суду? Ф, за останні 3 роки більше 80% трудових спорів дозволені судами саме на користь працівників.

2. Трудовий договір
Визначальну роль при формуванні пакета кадрової документації організації відіграє трудовий договір зпрацівником (ст. 56 - 67 ТК? Ф).

Трудовий договір укладається в письмовій формі і підписується працівником і роботодавцем. Умови трудового договору повинні фіксувати умови праці та її оплати, встановлені на основі діючих нормативних правових актівза згодою працівника і роботодавця.

Зміст трудового договору визначається відповідно до ст. 57 ТК? Ф. Умови трудового договору можуть бути змінені тільки за згодою сторін і в письмовій формі.

3. Правила трудового розпорядку
У будь-якій організації повинні бути розроблені Правила внутрішнього трудового розпорядку, затверджені наказом роботодавця з урахуванням думки представницького органу (ст. 189190 ТК? Ф). Правила внутрішнього трудового розпорядку - це локальний нормативний акторганізації, що регламентує порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки та відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівників заходи заохочення і стягнення, а також інші питання регулювання трудовихвідносин в організації.

4. Наказ (розпорядження) про прийом на роботу
Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця про прийом на роботу (форма № Т-1 затверджена постановою Держкомстату від 5 січня 2004 року № 1), виданим на підставіукладеного трудового договору.

Зміст наказу (розпорядження) роботодавця має відповідати умовам укладеного трудового договору. Наказ (розпорядження) роботодавця про прийом на роботу оголошується працівникові під розписку у триденний термінз дня підписання трудового договору. На вимогу працівника роботодавець зобов'язаний видати йому завірену копію зазначеного наказу (розпорядження). При прийомі на роботу роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з діючими в організації правилами внутрішньоготрудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, що мають відношення до трудової функції працівника, колективним договором. Наказ має бути доведений до відома структурних підрозділів роботодавця.

Саме наказ є підставою длянадання працівникові робочого місця, закріплення за ним необхідного майна роботодавця, ознайомлення його з внутрішніми документами, ділової листуванням і т.д. Проект наказу про прийом на роботу готується одночасно з трудовим договором. Термін зберігання наказівз особового складу, крім наказів про надання відпусток і відрядження співробітників (вони зберігаються 3 роки) і особистих карток, - 75 років.

5. Трудова книжка
Згідно зі ст. 66 ТК? Ф трудова книжка є основним документом про трудову діяльність ітрудовий стаж працівника. Трудова книжка повинна бути пред'явлена ​​працівником при його надходженні на роботу. Виняток становлять випадки, якщо працівник вперше влаштовується на роботу або трудовий договір з ним підлягає висновку на умовах штатногосумісництва. ? аботодатель зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював в Компанії понад 5 днів.

Заповнення трудової книжки вперше провадиться адміністрацією підприємства у присутності працівника. Порядок заповнення, ведення ізберігання трудових книжок докладно викладено в Інструкції щодо заповнення трудових книжок (Додаток N 1 до постанови Мінпраці? Ф від 10 жовтня 2003 р. N 69).

Усі записи, внесені до трудової книжки на останньому місці роботи, повинні бути завірені підписомкерівника або працівника відділу кадрів і печаткою підприємства або відділу кадрів. Записи вносяться після видання наказу (але не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення) і повинні проводитися в точній відповідності з формулюваннями ТК? Ф.

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагородження, внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом його керівника та печаткою.

6. Книга обліку трудових книжок і вкладишів у них
При отриманні трудовоїкнижки у зв'язку із звільненням працівник розписується у Книзі обліку трудових книжок і вкладишів у них. Книга обліку повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом і печаткою.

7. Договір про повну матеріальну відповідальність
Серед документів,які повинні бути складені роботодавцем, слід звернути увагу на договори про повну матеріальну відповідальність (ст. 243244 ТК? Ф). Вони в обов'язковому порядку укладаються з працівниками, що досягли 18-річного віку, у разі передачі працівникові цінностей длязберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва. Типовий договір про повну матеріальну відповідальність, затверджений постановою Держкомпраці ССС? і Секретаріату ВЦРПС від 28 грудня 1977 р., містить, зокрема, такіположення:

Работнік повинен своєчасно повідомляти адміністрації про всі обставини, що загрожують забезпеченню збереження цінностей; вести облік, складати та подавати в установленому порядку відповідні звіти, брати участь в інвентаризації.
Адміністрація зобов'язується знайомити працівника з законодавчими актами, що встановлюють правила роботи з матеріальними цінностями; проводити в установленому порядку інвентаризацію цінностей. Невиконання адміністрацією зазначених обов'язків, способствовавшеевиникненню шкоди, є підставою для зменшення розміру шкоди, що підлягає відшкодуванню особою, яка заподіяла шкоду, або звільнення працівника від відповідальності, а у відповідних випадках і для покладання обов'язку відшкодувати шкоду на винного працівниказ числа адміністрації.

8. Графік відпусток
Работодатель зобов'язаний скласти графік відпусток (ст. 123 ТК? Ф) за формою № Т-7 затвердженої постановою Держкомстату від 5 січня 2004 року № 1. Відповідно до нього визначається черговість наданняоплачуваних відпусток. Графік відпусток затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного профспілкового органу даної організації не пізніше, ніж за два тижні до настання календарного року. Про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений не пізніше, ніж задва тижні до його початку.

При складанні графіка необхідно забезпечити дотримання вимог законодавства про те, що окремі категорії працівників мають право на відпустку у зручний для них час або в певний час (наприклад, працівникам до 18років, ветеранам війни та праці, подружжю військовослужбовців і т.п.). Крім того, особам, які працюють за сумісництвом, відпустка надається одночасно з відпусткою по основній роботі.

9. Положення про оплату праці
Впровадження на підприємстві ефективної системиоплати та нормування праці з урахуванням його специфіки дозволяє раціональніше використовувати кадрові ресурси і приймати оптимальні рішення в конкретній виробничій обстановці. Основним внутрішнім документом, що регулює застосовувану на підприємстві систему оплатипрацівників, є Положення про оплату праці. Змістовна частина і структура Положення залежить від багатьох обставин, які зумовлюють компетенцію роботодавця у розробці умов оплати. Це практично означає, що зміст даних документів строгоіндивідуальне.

10. Положення про преміювання
Положення про преміювання (ст. 144 ТК? Ф) затверджується наказом роботодавця. Під преміюванням розуміється виплата працівникам грошових сум понад основного заробітку з метою заохочення досягнутих успіхів пороботі та стимулювання їх подальшого зростання. Преміальна система оплати праці передбачає виплату премії певному колу осіб на підставі заздалегідь встановлених умов преміювання. У положенні про преміювання зазначаються коло осіб, які підлягають заохоченню,показники та умови преміювання, розміри премій (конкретні з кожної професії, посади або їх граничні розміри). На підставі положення про преміювання у працівників при виконанні ними показників і умов преміювання виникає право вимагати виплату премії, ау роботодавця - обов'язок сплатити дану преміальну суму. Положення про преміювання складаються за категоріями працівників.

11. Табелі обліку робочого часу
Табелі обліку робочого часу фіксують робочий час кожного працівника за місяць прироботі з гнучким графіком роботи в цілях підсумованого обліку робочого часу (форми Т-12 і Т-13 затверджені постановою Держкомстату від 5 січня 2004 року № 1). Табель обліку робочого часу звичайно містить табельний номер кожного працівника, його прізвище, ім'я та по батькові,відомості про робочий час за кожне число місяця. Він ведеться табельником або відповідальним за табель особою, яка призначається наказом керівника. Служить для кадрового контролю та для оплати праці в бухгалтерії підприємства.

12. Положення про захистперсональних даних працівників
У Положенні зазначаються цілі та завдання організації в галузі захисту персональних даних, розкриваються їх поняття і склад, а також в яких структурних підрозділах і на яких носіях інформації накопичуються і зберігаються цідані. У Положенні слід вказати, яким чином здійснюється збір персональних даних (п. 3 ст. 86 ТК? Ф), хто в організації (за посадами) має до них доступ, як обробляються і використовуються ці дані і як вони захищені від несанкціонованого доступу не тількивсередині організації, а й щодо представників інших організацій. Положення про захист персональних даних працівника затверджується наказом керівника організації.

1. Посадові інструкції
Важливим етапом формування кадрової документаціїюридичної особи є розробка посадових інструкцій (ст. 68 ТК? Ф) для співробітників. Посадова інструкція - документ, що регламентує діяльність кожної посади і містить вимоги до працівника, що займає цю посаду. Посадова інструкціязатверджується керівником організації і доводиться до працівника під розписку.

Разработка посадових інструкцій також дуже важлива для роботодавця, так як в ній чітко визначені обов'язки працівника. Обов'язок по складанню посадових інструкційфактично встановлена ​​тільки для державних установ. Тим не менш, наявність посадових інструкцій не буде зайвим і для комерційної організації, особливо у випадку можливих судових спорів з звільненими працівниками. ? аботодатель зможе відповісти на запитаннясуду «Чим Ви керувалися при звільненні працівника, роблячи висновок про неналежне виконання ним своїх обов'язків?», пред'явивши суду посадові інструкції працівників.

Приклад з практики: Генеральний директор ТОВ звільнив рекламного агента А. занеодноразове невиконання посадових обов'язків, що виражається, на думку Генерального директора, в тому, що А. не надавав йому звітів про стан ринку рекламних послуг в письмовому вигляді, а передавав інформацію по телефону. Процедура звільнення була дотриманабездоганно. У ТОВ посадова інструкція рекламного агента була відсутня, тому у відповідь на згадане питання суду Генеральний директор не зміг сказати нічого. Трудовий договір передбачав обов'язок рекламного агента повідомляти керівництво про зміни на ринкурекламних послуг, але форму сповіщення (усну або письмову) не уточнюється. Суд визнав звільнення незаконним.

Посадові інструкції дозволяють роботодавцю розірвати трудовий договір у зв'язку з невідповідністю працівника займаній посаді; служать основоюдля проведення атестації співробітників; допомагають уникати дублювання обов'язків між працівниками зі схожими посадами; дозволяють роботодавцю довести в суді правомірність дисциплінарного стягнення, накладеного на працівника у зв'язку з невиконанням ним своїхпосадових обов'язків.

2. Особиста справа
Факультативним для компаній є також наявність особистих справ працівників - сукупності документів, що містять відомості про працівника і його трудової діяльності. Особиста справа оформляється після видання наказу про прийом на роботу і містить: особистий листок з обліку кадрів; автобіографію; копії документів про освіту; копію документа про затвердження на посаді; характеристики або рекомендаційні листи; заяву про прийом на роботу або трудовий договір; копію наказу про прийомі на роботу; список наукових праць і винаходів та ін

Порядок роботи з особистими справами не регламентований загальними нормативами, у зв'язку з чим організації по-різному вирішують питання їх формування та ведення. Як правило, особисті справи ведуться на керівних працівників, спеціалістів, матеріально-відповідальних осіб і т.п. Спочатку до особової справи групуються документи, які оформляють процес прийому на роботу, а згодом - всі основні документи, що виникають у період трудової діяльності працівника на підприємстві. У відділі кадрів зберігаються особисті справи тільки працюючих співробітників. Особові справи звільнених працівників повинні передаватися на архівне зберігання і зберігається 75 років. На документи особової справи складається внутрішній опис.

3. Журнал обліку особових справ
Особисті справи враховуються в Журналі обліку особистих справ, який є основним обліковим документом.

4. Особиста картка працівника
З кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) в трудову книжку (вкладиш) адміністрація зобов'язана ознайомити власника цієї книжки під розписку в особистій картці працівника (форма Т-2 затверджена постановою Держкомстату? Осії від 5 січня 2004 р. № 1). У особистій картці працівника дублюються записи, які робляться в трудовій книжці працівника, а також містяться інші персональні дані працівника, тобто інформація, що стосується конкретного працівника, необхідна роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами та підлягає запису.

5. Положення про структурний підрозділ
Положення встановлює місце підрозділу в структурі компанії, структуру підрозділу, виконувані ним функції, взаємодія з іншими підрозділами компанії і зовнішніми організаціями, права та відповідальність посадових осіб підрозділу. Його наявність не є обов'язковим для компаній, але проте інспектор ГІТ може зажадати пред'явлення Положення поряд з посадовими інструкціями.